Wil jij een factuur in Excel maken? Dat is een hele makkelijke, goedkope en laagdrempelige manier! Zeker als je niet mega vaak facturen moet opstellen en je administratie nog overzichtelijk en redelijk simpel is, is Excel een geschikt programma om je facturen in op te maken. Maar ook in Excel zijn er een aantal punten waar je op kunt letten om je factuur zo goed en duidelijk mogelijk op te stellen. In dit artikel bespreken we 8 tips voor de perfecte factuur in Excel!
Of maak je facturen op in:
> Moneybird
> Jortt
1. Zorg dat je alle gegevens benoemd
Het belangrijkste aan een factuur? Dat hij helemaal compleet is natuurlijk! Er zijn een aantal gegevens die je op je factuur móet vermelden. Let erop dat je de volgende informatie verwerkt in je Excel factuur:
- Je btw-nummer
- Het btw-bedrag en -tarief
- De factuurdatum
- Het factuurnummer
- Je eigen naam en adres
- De naam en adres van de klant
- Je eigen KVK-nummer
- De leverdatum
- Welke goederen of diensten je geleverd hebt
- Hoeveel goederen en/of de omvang van je diensten
2. Gebruik Excel formules
Excel kan natuurlijk niet alleen een factuur mooi opmaken, je kunt het ook gebruiken voor een stukje rekenwerk. Excel heeft méga veel handige formules. Sowieso leuk om je hier eens in te verdiepen, maar er zijn een aantal formules die je moet gebruiken tijdens het opstellen van je factuur in Excel. Je kunt bijvoorbeeld automatisch de datum van vandaag laten invullen (=VANDAAG()). Ook kun je automatisch alle bedragen laten optellen en de btw laten uitrekenen. Scheelt jou weer moeite en je hebt minder kans op menselijke rekenfoutjes!
3. Check de factuur template
Wist je dat Excel ook hele handige factuur templates heeft? Bij het aanmaken van een nieuw bestand kun je kiezen voor een template. Ga voor een factuur template en mega veel dingen zijn al voor je ingevuld. Vaak hoef je hier alleen nog maar je eigen gegevens in te vullen en klaar. Daarnaast ziet zo’n template er ook nog eens professioneel uit…
4. Exporteer de factuur naar pdf
Het is onhandig voor jou en voor de ontvanger om de factuur als Excel bestand te ontvangen. Daarnaast wil je natuurlijk niet dat de ontvanger nog iets kan aanpassen in het bestand. Het is belangrijk om je factuur altijd in een pdf bestand te versturen. Je kunt het best je factuur in Excel maken en de factuur daarna opslaan als pdf. Handig!
5. Gebruik je eigen kleuren en lettertype
Ook in Excel kun je gemakkelijk je kleuren en lettertype aanpassen. Zo kun je gaan voor een opmaak die past bij jouw bedrijf. Je kunt zelfs je logo invoegen in de Excel factuur. Let er wel op dat je een lettertype en kleur kiest die duidelijk en leesbaar is. Je wil natuurlijk geen misverstanden op basis van jouw factuur.
6. Gebruik Google
Je kunt natuurlijk je factuur maken in Excel, maar je kunt je factuur ook maken in Google Spreadsheets. Je doet dit online op een drive, waardoor andere mensen ook ‘live’ met je mee kunnen kijken of dingen kunnen veranderen. Ook kun je je facturen bewaren in Google Drive. Je kunt er zo gemakkelijk bij en je raakt je facturen niet kwijt wanneer je laptop crasht.
7. Hou ook je administratie bij
In Excel kun je ook heel fijn en gemakkelijk andere administratieve gegevens bijhouden. Maak bijvoorbeeld een bestandje met de facturen die je verstuurd hebt, houd bij wanneer je ze verstuurd hebt en of de klant al betaald heeft. Zo heb je meteen een goed overzicht!
8. Onderzoek andere mogelijkheden
Word en factuur maken in Excel jou een beetje te veel werk of heb je zoveel administratie en facturen waardoor je het overzicht kwijt raakt? Dan is het ook de moeite waard om andere mogelijkheden te onderzoeken. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een compleet boekhoudsysteem, waardoor je je zelf geen zorgen meer hoeft te maken over je administratie en facturen. Onze tips voor een fijn boekhoudprogramma:
